Como Organizar Documentos

Como Organizar Documentos

Como Organizar Documentos?! Pois é, parece tão fácil para uns e tão complicado para outros...

Quantos vezes já pensamos em Como Organizar Documentos, pois cada vez que precisamos de algum documento é sempre um martírio para encontrá-lo... Nem paciência há para fazê-lo...e quando encontramos após muito tempo perdido, até felizes ficamos...eu sabia que andava para ali...lol

O ritmo da nossa rotina de vida já não nos permite consumirmos tempo, a não ser para o que é absolutamente prioritário. Acabamos assim, dedicando - e isso é absolutamente compreensível e louvável - a maior parte do nosso tempo ao trabalho e à família. Face a isso, sobra-nos pouco tempo para nos organizarmos e cuidarmos de aspectos das nossas vidas que, embora não sejam exactamente secundários, acabam sendo preteridos, tal como, em organizar documentos...

Não raro a organização, a beleza, a racionalização do espaço,nas nossas casas e empresas, esta é sacrificada em favor do aproveitamento do pouco tempo que ainda temos disponível. Pensando nisso, escrevemos este post em Como Organizar Documentos, de modo a que possa usufruir do pouco tempo que tem disponível sem estar com a preocupação de pagamento de contas e de saber onde está este ou aquele documento. Deste modo, aproveitando a minha experiência na administração de espaços domésticos e empresariais e habilidades com as atividades do lar, resolvi colocar à disposição daqueles que, seja por opção, seja por necessidade, precisem de apoio nessas tarefas.

Contratando a Personal Organizer - ou Personal Houser, como preferirem chamar, alguns - o cliente ganha em qualidade de vida, pois além de ter o seu ambiente organizado, limpo, bonito e confortável, continua a ter tempo disponível para dedicar às coisas que mais gosta, sejam os amigos, desporto, animais, viagens, estudos, ou o que mais venha a lhe proporcionar prazer e bem-estar.

Quando se está a trabalhar em casa, a exigência de papéis e documentos é tão frequente quanto, quando estamos numa empresa convencional. Nessas circunstâncias as pessoas mais organizadas levam vantagens sobre as demais, visto que mantêm a disciplina do arquivamento e registo dos documentos, não permitindo que o conforto do lar relaxe a rotina administrativa e organizacional.

Nem todos os papéis e documentos precisam ser destinados a um arquivamento minucioso. Por isso, antes de reordená-los é importante deixar à mão os de uso mais constante. Por outro lado, manter itens raramente usados entre os de utilização rotineira, pode dificultar a busca de qualquer um deles em vez de facilitar.

Como Organizar Documentos - Separando os Assuntos

Quando estamos a trabalhar em casa, muitas vezes misturamos os documentos particulares com os da empresa. Este é um erro grave, porém comum e que deve ser corrigido, exigindo constante policiamento. Separe as coisas. Monte secções de arquivo para cada assunto: o que é da casa para um lado e o que é da empresa para outro,tendo atenção em separar também o tempo para cuidar de cada um.

Como Organizar Documentos - Arquivos de Casa e Pessoais

Lar - A pasta ou caixa com este título deve conter informações sobre todos os membros da família, bem como um inventário completo com todos os itens da residência e os seus respectivos valores. As descrições devem conter os nomes das peças e registo do seu modelo, fabricante e número de série. É um inventário do que contém em casa, o qual poderá ter várias aplicações, pode ser para o seguro, no caso de segurado o recheio, etc...

Saúde - Esta divisão é destinada a todos os exames e receitas médicas de cada familiar, incluindo especialmente as mais recentes. Pode ordená-las cronologicamente e até por tipo de exames: Raio-X, TAC, etc...

Finanças Pessoais - Trata-se de um local específico para armazenar os documentos referentes a contas bancárias, investimentos, seguros, testamentos actualizados (de acordo com o estado civil, novos beneficiários etc.), planos de pensão e comprovativos de pagamento de contas. Crie um envelope ou divisão para cada conta a pagar. No exterior de cada um, anote as datas em que quer efetuar os pagamentos e não o dia em que as contas vencem. Depois ordene os envelopes de forma cronológica no arquivo ou pasta entitulada “Contas a Pagar”. Caso também tenha pagamentos a receber, crie outra pasta, na qual podem ser inseridos os seus recibos até que você receba o comprovativo de depósito efectuado.

Viagens - A esta pasta podem ser destinados os documentos que geralmente são utilizados em viagens internas ou ao exterior. Entre eles estão as anotações referentes a situações de emergência, ou seja, números de telefones a serem contactados, endereço residencial e tipo e factor sanguíneos. Além disso, há ainda os comprovativos de vínculo no país de origem e cartão do seguro-saúde válido para a região de destino.

 
Quanto tempo deve guardar cada documento

• Licenciamentos e recibos de seguro obrigatório do automóvel: Pelo menos 1 ano.

• Multas e contas de energia eléctrica, telefone e cartão de crédito: Podem ser requeridos pelas prestadoras de serviço até dois anos após serem pagos.

• Recibos de aluguer e contas de água: O prazo mínimo para retenção é de 5 anos.

• IPTU (Brasil) e IMI (Portugal) e Imposto de Renda: O prazo mínimo para retenção é de 5 anos.

• Recibo/ Quota Condomínio (Portugal) Taxa condominial (Brasil): O pagamento pode ser contestado em até 20 anos.

• Comprovativos de pagamento de contas em geral: Devem ser guardados por um tempo que varia entre 12 meses a 20 anos, para evitar contestações jurídicas.

Como Organizar Documentos - Organização digital

Como Organizar Documentos sem serem documentos em papel, os quais pode arquivar em pastas ou caixas? Há documentos que podem ser armazenados no formato digital.

A maneira mais simples de executar esse procedimento é submetê-los a um scanner. Alguns modelos desse aparelho são capazes de processar materiais encadernados, documentos frágeis, danificados ou muito pequenos. Documentos já digitalizados podem ser organizados por meio de programas especificamente voltados a esse fim. A nível informático crie pastas e sub-pastas consoante o assunto, de forma a ficar com tudo organizado e de fácil acesso e compreensão, para quando precisar de algum deles, localizá-lo rapidamente.

Como Organizar Documentos - Dica

Os documentos e papéis arquivados, e consequentemente de uso menos frequente, ficam melhor protegidos aquando guardados em caixas à prova de fogo. Também podem ser utilizados modelos que requeiram chaves ou códigos para serem abertos.